La société ALD Automotive AG («ALD») et le client ont conclu un contrat de leasing (location). Suite à la conclusion de ce contrat, des données à caractère personnel du client sont traitées par ALD en qualité de responsable. Le client est informé par la présente de la nature des données traitées:
Qui est responsable du traitement des données et à qui puis-je m’adresser??
ALD Automotive AG
Thurgauerstrasse 54, Postfach,
8050 Zürich
www.aldautomotive.ch
datenschutz.ch@aldautomotive.com
Quelles sont les sources et les données qui sont utilisées?
ALD traite des données à caractère personnel qui sont mises à disposition par le client dans le cadre de la demande et pendant la durée du contrat. Par ailleurs, des données à caractère personnel provenant de sources accessibles au public (registre foncier et des entreprises, registre des associations, etc.) sont traitées, si cela est nécessaire.
On considère comme des données à caractère personnel pertinentes:
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Les détails personnels et les coordonnées du client et de la personne solidairement responsable (nom, adresse, date et lieu de naissance; numéro de téléphone, e-mail) ainsi que de son représentant et de ses contacts (nom, numéro de téléphone, e-mail) dans la mesure où la réalisation du contrat l’exige
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Les données d’identification des autorités publiques (données et documents d’identification)
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Les données de solvabilité et les données d’identification financière (p. ex. coordonnées bancaires, n° de client et n° de TVA) ainsi que les données concernant l’origine des fonds ou les fidéicommis
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Les données concernant le véhicule de location (informations sur la maintenance, les dommages et les accidents) ainsi que d’autres données comparables aux catégories mentionnées.
Quelles sont les données transmises, à qui et dans quel but?
À qui? ALD S.A., France
Quelles données? Nom, adresse, date de naissance, statut juridique de l’entreprise, numéro de contrat, véhicule de location, durée du contrat, associés, personnes solidairement responsables
Dans quel but? Fins administratives internes (système de rapport, contrôle de gestion, gestion de contrats)
À qui? ALD Automotive Fuhrparkmanagement und Leasing GmbH, Autriche
Quelles données? Nom, adresse, date de naissance, statut juridique de l’entreprise, numéro de contrat, véhicule de location, durée du contrat, associés, personnes solidairement responsables, nom du conducteur et coordonnées (si elles sont connues), consignes et intervalles de maintenance, plaque de contrôle, kilométrage, données sur les dommages, emplacement du véhicule, rapports financiers, informations sur le pouvoir de représentation et sur les détenteurs de contrôle ou les ayants-droit économiques.
Dans quel but? Exécution du contrat et administration, notamment la comptabilité et la tenue des comptes, la commande de véhicules et la livraison, la gestion de dommages, le contrôle «Know Your Customer», le contrôle de la solvabilité, la gestion générale de contrats
À qui? Garages qui sont mandatés par le client ainsi que les experts automobiles et les compagnies d’assurance
Quelles données? Nom, adresse commerciale, numéro de contrat, véhicule de location, consignes et intervalles de maintenance, plaque de contrôle, kilométrage, données sur les dommages, emplacement du véhicule
Dans quel but? Gestion des services et des dommages, production d’une expertise suite à la résiliation du contrat
À qui? Compagnies pétrolières qui sont choisies par le client (si l’option du service carte de carburant est choisie)
Quelles données? Nom, adresse commerciale, véhicule de location, plaque de contrôle, numéro de contrat
Dans quel but? Décompte et administration de la prestation de service éventuellement utilisée
À qui? AXA Versicherungen AG, General-Guisan-Strasse 40, 8401 Winterthur, (uniquement en cas de recours à un service d’assurance, selon le contrat)
Quelles données? Nom, adresse commerciale, véhicule de location, plaque de contrôle du véhicule, numéro de contrat, durée du contrat, produit d’assurance, rémunération, tarif
Dans quel but? Décompte et administration de la prestation de service utilisée
À qui? Société Générale S.A., France
Quelles données? Données de base et coordonnées de l’entreprise ainsi que rapports financiers
Dans quel but? Contrôle de la solvabilité
À qui? Quadient Germany GmbH & Co. KG
Quelles données? Données de base et coordonnées de l’entreprise, données de facture, durée du contrat
Dans quel but? Envoi électronique de factures
À qui? Partenaire du service de mobilité (dans la mesure où les prestations de service sont sélectionnées)
Quelles données? Nom, adresse commerciale, véhicule de location, numéro de plaque de contrôle, numéro de contrat, emplacement du véhicule de location, coordonnées du conducteur
Dans quel but? Accomplissement des prestations du service de mobilité et assistance routière
À qui? The New Motion B.V., Pays-Bas
Quelles données? Nom, adresse, adresse e-mail et numéro de téléphone du conducteur
Dans quel but? Exécution des services liés aux bornes de recharge pour véhicules hybrides et électriques
À qui? ALD S.A., France
Quelles données? Nom, entreprise, adresse de l'entreprise et adresse e-mail
Dans quel but? Envoi d'enquêtes pour améliorer la qualité du service et interroger la satisfaction des clients et des chauffeurs
À qui ? Partenaires de coopération respectifs
Quelles données ? Nom, numéro de client Véhicule de leasing, numéro d'immatriculation du véhicule, numéro de contrat, numéro de châssis, durée du contrat, kilométrage, taux de leasing, montant de l'investissement, ligne de crédit, résultat de l'analyse des risques, nom du conducteur.
Objectif ? Exécution des commandes des clients ; traitement interne (rapports et contrôle de gestion, exécution des contrats), analyse des risques et conseil aux clients.
À qui ? Fournisseurs
Quelles données ? Nom, numéro de client Véhicule de leasing, numéro d'immatriculation du véhicule, numéro de contrat, numéro de châssis, durée du contrat, kilométrage, taux de leasing, résultat de l'analyse de risque, nom du conducteur.
Objectif ? Exécution des commandes des clients, traitement interne (rapports et contrôle de gestion, exécution du contrat, analyse des risques et conseils aux clients).
Sur quelle base juridique le traitement des données s’appuie-t-il?
Des données sont traitées dans le but de réaliser des mesures précontractuelles à la demande du client, d’exécuter le contrat (article 6 alinéa 1 lettre b du RGPD ou règlement général sur la protection des données) et de respecter des obligations légales (article 6 alinéa 1 lettre c du RGPD), en particulier les obligations selon la loi sur le blanchiment d’argent et l’ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes ainsi que selon le code des obligations.
Le cas échéant, un traitement des données est possible au-delà de l’exécution proprement dite du contrat dans le cadre des intérêts en présence en faveur d’ALD ou d’une tierce partie afin de préserver les intérêts légitimes d’ALD ou d’une tierce partie (article 6 alinéa 1 lettre f du RGPD). Dans les cas suivants, le traitement des données se fait afin de préserver les intérêts légitimes de cette nature:
- Consultation de services de renseignements économiques et d’organismes de protection des créanciers (p. ex. CRIF AG)
- Évaluations de la solvabilité et du risque ainsi que calcul de classements de notation et de probabilités de perte et autres activités de la gestion des risques
- Mesures et obligations dans le cadre du respect de la loi sur le blanchiment d’argent
- Mesures de protection des collaborateurs et des clients ainsi que de la propriété d’ALD
- Contrôle et optimisation de procédés pour l’analyse des besoins et contact direct avec les clients
- Mesures de conduite des affaires et de développement de prestations de service et de produits
- Mesures de prévention et de lutte contre la fraude
- Garantie de la sécurité informatique et des opérations informatiques d’ALD
- Mesures dans le cadre de la poursuite et du rejet de prétentions.
Combien de temps les données sont-elles sauvegardées?
Les données sont sauvegardées aussi longtemps que cela est nécessaire pour satisfaire aux obligations contractuelles et légales. Après la fin de la relation d’affaires, les données ne sont sauvegardées que le temps nécessaire selon les délais de conservation légaux et pour rejeter ou faire valoir des prétentions de droit. Dans la mesure où des exigences mutuelles entre ALD, le client ou des tiers impliqués ne peuvent pas être exclues, les données ne sont pas supprimées avant l’expiration de la période définie dans les dispositions de droit relatif aux prescriptions.
La communication de données client repose-t-elle sur une obligation légale ou contractuelle et quelles sont les conséquences en cas de non-communication?
À la demande du client, des objets qui sont la propriété d’ALD (véhicules) sont cédés à celui-ci sur la base d’un contrat de location. Pour contrôler la demande du client ainsi que pour réaliser la relation d’affaires, les données mentionnées dans cette fiche d’information sont nécessaires afin qu’il soit impossible de conclure une transaction juridique en cas de non-communication.
La prise de décision est-elle automatique?
Non.
Information sur les droits du client
Le client possède des droits de renseignement, de rectification, de suppression, d’opposition et de transmission des données pour ses propres données à caractère personnel ainsi que le droit de limiter le traitement de données conformément à l’article 12 ss du RGPD et à l’article 8 de la LPD (loi relative à la protection des données). Le client a également le droit d’introduire un recours auprès du préposé fédéral à la protection des données et à la transparence, Feldeggweg 1,CH - 3003 Berne.
Ajustement et mise à jour des informations concernant le traitement de données
ALD adaptera la fiche d’information sur le traitement de données aux nouveautés et aux développements dans la protection de données et les mettra donc à jour. Les informations actuelles concernant le traitement de données peuvent être consultées à l’adresse www.aldautomotive.ch.